Breakout rooms in MS Teams

Bekijk deze pagina voor meer info over hoe je een breakout sessie toepast

Hoe maak je een breakout room aan in Microsoft Teams?

Om een breakout aan te maken moet je op dit moment in de meeting zitten met een popout window aan, dus dat de bar van de meeting aan de bovenkant staat. Zie hieronder:

Eenmaal in de meeting zie je hierboven een icon staan wat al rood omsingeld is, dit kan in de uitgerolde versie nog anders worden wellicht dit icon:

Wanneer je erop klikt komt het volgende scherm naar voren waar je de ruimtes kan aanmaken. Je kan tot 50 ruimtes aanmaken. Je kan er voor kiezen om ze automatisch of handmatig aan te laten maken:

Wanneer je op vergaderruimten maken klikt of create Breakout rooms klikt worden de vergaderruimten aangemaakt en komt een scherm waarop je kan zien dat in eerste instantie alle ruimtes gesloten zijn:

In eerste instantie zullen breakout rooms  in Micrsoft Teams alleen aangemaakt kunnen worden als de vergadering start. Dit kan dan voorlopig alleen bij een standaard geplande vergadering en nog niet bij een vergadering in een kanaal. Je kan de deelnemers van de vergadering alleen toevoegen als de ruimtes gemaakt zijn. Dit betekent dat je niet alles al klaar kan zetten voordat iedereen komt. Ook een belangrijk detail is dat degene die de vergadering maakt de enige is die de breakout rooms kan beheren. Dit betekend dat andere dit niet kunnen en dat jij de enige bent die presentatie mogelijkheden heeft.

Hoe kan ik wijzigen waar de deelnemers heen gaan tijdens een breakout sessie?

In dit voorbeeld had ik de instellingen zo aangepast dat ze indien de ruimtes open gaan, dat ze automatisch naar een ruimte gaan. Kom je er nu achter dat je dit toch handmatig wil doen dan kan je dit doen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de situatie soms wil je dat deelnemers of leerlingen automatisch in groepjes worden verdeeld en voor events kan het weer heel handig zijn om mensen zelf toe te wijzen aan een breakout room. Hiervoor ga je helemaal bovenaan naar de 3 puntjes achter de breakout rooms en selecteer je room instellingen:

Eenmaal in de instellingen kun je aangeven of de breakout rooms automatisch of handmatig verdeeld moeten worden:

Wanneer de instelling op automatisch staat of dit al in het begin is gedaan bij het aanmaken van de kamer, dan krijgen de deelnemers een teller die aftelt te zien, voordat ze automatisch naar de room gaan. Indien de instelling op handmatig staat krijgen de deelnemer een pop-up of ze willen deelnemen aan de breakout room. In het paneel kun je dan zien of ze daadwerkelijk hebben deelgenomen.

Hoe hernoem je een breakout room

Standaard hebben de ruimtes de naam Room (x). Dit is niet echt handig als je bijvoorbeeld bepaalde topics wil behandelen of een kamer groen en blauw wil. Je kan eenvoudig op de 3 puntjes klikken(1) en vervolgens hernoem ruimte(room) klikken(2):

Vervolgens kun je een naam opgeven dit kan ook een emoij (voorbeeld ????) zijn):

Hoe voeg je Breakout room toe?

In dit voorbeeld had ik al 10 breakout rooms gemaakt, maar ik merk dat ik er nog een nodig heb. Aan de bovenkant kun je dan eenvoudig klikken op Add room of voeg ruimte toe. De room wordt direct aangemaakt, dus heb je al veel rooms staan, dan moet je naar beneden scrollen om deze te zien na de klik:

Hoe verwijder je een breakout room?

Je kunt ook breakout rooms verwijderen. Dit gaat per room, dus heb je veel rooms die je weg wil halen dan is het best een werk. Om dit te doen ga je naar het kanaal en klik je op de 3 puntje vervolgens delete room:

Als je hierop klikt krijg je de melding of je het zeker weet:

Hoe open je de breakout rooms?

Als de breakout rooms klaar zijn en je klaar bent om de deelnemers naar de kamers te sturen, klik je op  Start rooms hiermee starten alle rooms in een keer. Je kan er ook voor kiezen om het een voor een te doen door te klikken op de 3 puntjes en dan open room:

Als de deelnemers eenmaal in hun breakout ruimte zitten dan hebben ze dezelfde opties als de organisator van de breakout rooms. Dat wil zeggen ze kunnen presenteren. Of hun scherm delen en bijvoorbeeld een Whiteboard gebruiken.

Hoe wijzig ik deelnemers tussen de verschillende breakout rooms?

Je kan tijdens de breakout sessie de deelnemers omzetten naar andere kamers. Dit kan handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je met een klas te maken hebt waar bepaalde personen beter niet in een breakout room zitten.

Hoe je dit doet is door de op de breakout room te klikken, dan wordt de ruimte en de deelnemers weergegeven. Vervolgens selecteer je de deelnemer die je aan een andere kamer wil toewijzen en selecteer je de ruimte waar deze heen moet gaan. Dit werkt ook zo als je deelnemers handmatig zou toewijzen aan de verschillende breakout rooms:

Hoe maak je een aankondiging naar iedereen in de breakout rooms?

Je kan wanneer iedereen in de breakout rooms zit een aankondiging doen. Bijvoorbeeld we gaan over 5 min terug naar de gemeenschappelijke ruimte rond de laatste zaken af: